Máy In Đa Chức Năng Có Thực Sự Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp?

Máy In Đa Chức Năng Có Thực Sự Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô văn phòng, khối lượng in, tần suất sao chụp, nhu cầu số hóa tài liệu và cách các phòng ban xử lý hồ sơ mỗi ngày.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích những lợi ích, hạn chế và các trường hợp nên đầu tư máy in đa chức năng để doanh nghiệp lựa chọn đúng thiết bị, tránh mua thừa tính năng hoặc sử dụng một hệ thống không đáp ứng được công việc.

MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG KHÁC MÁY IN ĐƠN NĂNG NHƯ THẾ NÀO?

Máy in đơn năng chỉ tập trung vào việc in tài liệu. Cấu tạo thường đơn giản, kích thước nhỏ và giá mua ban đầu thấp hơn sản phẩm đa chức năng cùng phân khúc.

Máy in đa chức năng được bổ sung bộ phận quét, mặt kính sao chụp, bảng điều khiển và có thể có bộ nạp tài liệu tự động. Nhờ đó, người dùng có thể xử lý nhiều loại công việc trên cùng một thiết bị.

Máy In Đa Chức Năng Có Thực Sự Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp?

Máy In Đa Chức Năng Có Thực Sự Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp?

Sự khác biệt lớn nhất không chỉ nằm ở số lượng chức năng mà còn ở quy trình làm việc.

Nếu sử dụng máy in đơn năng, doanh nghiệp có thể phải mua thêm máy quét hoặc máy photocopy. Nhân viên phải di chuyển giữa nhiều thiết bị, sao chép tệp và thực hiện thêm các bước trung gian.

Với máy đa chức năng, tài liệu giấy có thể được sao chụp, quét và gửi đi ngay tại một vị trí. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp thường xuyên xử lý hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nhân sự và chứng từ kế toán.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ in văn bản và gần như không sử dụng chức năng sao chụp hoặc quét, máy in đơn năng có thể là lựa chọn kinh tế hơn.

NHỮNG CHỨC NĂNG PHỔ BIẾN TRÊN MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG

Không phải mọi máy in đa chức năng đều có khả năng giống nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể từng chức năng thay vì chỉ nhìn vào tên gọi của sản phẩm.

Chức năng in

Đây là chức năng cơ bản nhất. Doanh nghiệp cần quan tâm đến tốc độ in, độ phân giải, khả năng in hai mặt tự động, khay giấy và sản lượng in khuyến nghị.

Máy có tốc độ cao sẽ giảm thời gian chờ khi nhiều người cùng gửi lệnh in. In hai mặt tự động giúp tiết kiệm giấy và thuận tiện khi xử lý báo cáo, tài liệu đào tạo hoặc hợp đồng dài.

Chức năng sao chụp

Chức năng sao chụp cho phép tạo bản sao giấy tờ mà không cần sử dụng máy tính. Người dùng chỉ cần đặt tài liệu lên mặt kính hoặc bộ nạp tài liệu, chọn số lượng và bắt đầu sao chụp.

Một số máy hỗ trợ phóng to, thu nhỏ, ghép nhiều trang trên một tờ hoặc sao chụp căn cước công dân hai mặt lên cùng một trang.

Đây là tính năng hữu ích với bộ phận hành chính, nhân sự, kế toán, giao dịch khách hàng và quản lý hồ sơ.

Chức năng quét tài liệu

Máy quét chuyển tài liệu giấy thành tệp PDF, JPG hoặc định dạng điện tử khác. Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất đối với doanh nghiệp đang số hóa quy trình làm việc.

Tệp quét có thể được lưu trên máy tính, USB, thư mục mạng hoặc gửi trực tiếp đến email. Một số thiết bị hỗ trợ nhận dạng ký tự để người dùng tìm kiếm nội dung trong tệp.

Bộ nạp tài liệu tự động

Bộ nạp tài liệu tự động, thường được gọi là ADF, cho phép người dùng đặt nhiều tờ giấy vào khay để quét hoặc sao chụp liên tục.

Nếu không có ADF, nhân viên phải đặt từng tờ lên mặt kính. Công việc này mất nhiều thời gian khi xử lý hợp đồng, hồ sơ nhân sự hoặc chứng từ nhiều trang.

Máy cao cấp hơn có thể quét hai mặt tự động. Một số thiết bị quét cả hai mặt trong một lượt, giúp tăng tốc đáng kể so với cơ chế phải đảo giấy.

Chức năng fax

Fax hiện không còn phổ biến như trước nhưng vẫn được sử dụng tại một số ngành nghề, cơ quan hoặc đối tác quốc tế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra xem mình có thực sự cần fax hay không. Nếu không sử dụng, không cần trả thêm chi phí cho một tính năng chỉ xuất hiện trên bảng thông số.

Máy có tốc độ cao sẽ giảm thời gian chờ khi nhiều người cùng gửi lệnh in

Máy có tốc độ cao sẽ giảm thời gian chờ khi nhiều người cùng gửi lệnh in

Kết nối mạng và in di động

Máy in đa chức năng dành cho doanh nghiệp thường hỗ trợ kết nối LAN, Wi-Fi hoặc cả hai. Khi kết nối mạng, nhiều nhân viên có thể cùng sử dụng thiết bị.

Một số máy còn hỗ trợ in từ điện thoại, máy tính bảng và quét trực tiếp đến các nền tảng lưu trữ. Những tính năng này phù hợp với môi trường làm việc linh hoạt, nhưng cần được cấu hình bảo mật đúng cách.

DOANH NGHIỆP NÀO NÊN SỬ DỤNG MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG?

Máy in đa chức năng được quảng bá như một giải pháp giúp tiết kiệm diện tích, giảm số lượng thiết bị và đơn giản hóa quy trình xử lý giấy tờ. Tuy nhiên, mức giá của thiết bị thường cao hơn máy in đơn năng, cấu tạo phức tạp hơn và có thể phát sinh chi phí bảo trì nếu doanh nghiệp không sử dụng hết các tính năng.

Văn phòng thường xuyên sao chụp giấy tờ

Bộ phận hành chính, nhân sự và kế toán thường phải sao chụp giấy tờ tùy thân, hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ.

Máy đa chức năng giúp nhân viên xử lý công việc ngay tại văn phòng mà không cần sử dụng dịch vụ photocopy bên ngoài. Nếu số lượng sao chụp lớn, nên chọn thiết bị có ADF, tốc độ phù hợp và khay giấy đủ lớn.

Doanh nghiệp cần số hóa hồ sơ

Các công ty luật, kế toán, bảo hiểm, bất động sản, giáo dục và dịch vụ thường lưu trữ nhiều tài liệu giấy.

Máy đa chức năng có khả năng quét hai mặt và gửi đến thư mục mạng giúp quá trình số hóa nhanh hơn. Trong trường hợp này, tốc độ quét và chất lượng ADF có thể quan trọng không kém tốc độ in.

Văn phòng có diện tích nhỏ

Văn phòng nhỏ thường không đủ chỗ đặt riêng máy in, máy quét và máy photocopy. Một máy đa chức năng để bàn giúp tiết kiệm diện tích và vẫn đáp ứng được nhiều tác vụ.

Nhóm doanh nghiệp từ 5–15 nhân viên thường có thể sử dụng một máy đa chức năng làm thiết bị trung tâm nếu sản lượng không quá cao.

Máy in đa chức năng dành cho doanh nghiệp thường hỗ trợ kết nối LAN, Wi-Fi hoặc cả hai

Máy in đa chức năng dành cho doanh nghiệp thường hỗ trợ kết nối LAN, Wi-Fi hoặc cả hai

Doanh nghiệp thường xuyên xử lý hợp đồng

Hợp đồng thường phải được in, ký, đóng dấu, quét và gửi lại cho khách hàng. Máy đa chức năng giúp quy trình này diễn ra nhanh hơn. Nếu doanh nghiệp xử lý hàng chục bộ hồ sơ mỗi ngày, chức năng quét tự động nhiều trang sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt.

Công ty có nhiều nhân viên dùng chung thiết bị

Máy đa chức năng kết nối mạng có thể phục vụ nhiều phòng ban. Nhân viên có thể in từ máy tính cá nhân và quét tài liệu đến thư mục hoặc email của mình. Trong trường hợp này, thiết bị nên có tốc độ cao, bộ nhớ đủ lớn và khả năng xử lý nhiều lệnh liên tục.

Trường học và trung tâm đào tạo

Giáo viên và nhân viên đào tạo thường xuyên in giáo án, sao chụp tài liệu, quét bài làm và chuẩn bị biểu mẫu. Máy đa chức năng giúp giảm việc phải đầu tư nhiều thiết bị riêng. Tuy nhiên, cần chọn máy có công suất phù hợp vì nhu cầu in có thể tăng cao vào thời điểm thi hoặc khai giảng.

Bệnh Viện Máy Tính Sơn Đạt cung cấp giải pháp máy in, máy quét và thiết bị văn phòng cho doanh nghiệp, cửa hàng, trường học và tổ chức.

SONDAT.,JSC hỗ trợ tư vấn cấu hình, cài đặt kết nối, chia sẻ máy in, thiết lập quét tài liệu và hướng dẫn sử dụng. Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, hệ thống có thể được phân bổ theo từng khu vực để giảm thời gian chờ và hạn chế gián đoạn.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ:

Sơn Đạt - Bệnh viện công nghệ cao
VP: 7/274A Lạch Tray, Lê Chân, HP * Tel: 0225.3 666 555
Email: sondatjsc@gmail.com - Facebook: fb.com/MayTinhSonDat

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM